「バーチャルオフィスとは？怪しい？」このような疑問にお答えします。
事業を開業する場合や、会社を開設する時は、住所が必要になります。例えば、ネットショップの場合は、特定商取引法の制度により、住所の提示が義務付けられています。
とはいえネットショップ以外でも、ユーザー向けに運用者の住所が記載されていないと信用力に欠ける部分がありますよね。
個人でも法人でも、また業種に限らず、営業用の住所の提示は信用力を上げるために必要です。
でも、実際のオフィスを借りるとなるとコストもかかります。資金力の少ないうちは多くの問題が発生するでしょう。
そんな時、バーチャルオフィスの存在を知っておくと便利です。
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バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスとは、実際に入居するオフィススペースは提供せず、法人登記用の住所や電話番号、郵便物の転送などのオフィス機能を提供するサービスです。
バーチャルオフィスは、1960年代の米国で、事務ごとに事務所を設置していた背景と、固定電話やFAXなどの通信手段やIT通信機器がそれほど普及しておらず、それらの印刷機やコピー機を含む事務機器を一時的に使用する目的とから生まれました。
引用：Wikipedia
日本では、1990年代後半から、インターネットの普及やテレワークの拡大とともに、バーチャルオフィスの利用が拡大しています。
バーチャルオフィスのメリット・デメリットの概要は以下のとおりです。
- 初期費用や月額費用を抑えることができる
- 利用開始までの期間を短縮できる
- 都内一等地の住所も選べる
- 自由な時間や場所で仕事ができる
- オフィスの維持管理が不要
- 作業場所の確保が必要
- 郵便物の受け取り・返送の手間がある
- 電話対応や対面での商談が難しい
バーチャルオフィスのメリット
バーチャルオフィスを利用する5つのメリットは、以下の通りです。
初期費用や月額費用を抑えることができる
通常のレンタルオフィスは多額の費用が必要になります。一方、バーチャルオフィスは、実際にオフィススペースを借りる必要がないため数百円から数千円の費用で事業用の住所を利用できます。
また、契約金などの初期費用や月額費用を抑えることができるため、ビジネスをスタートしたばかりで資金力の少ない、個人事業主やスタートアップ企業におすすめです。
利用開始までの期間を短縮できる
レンタルオフィスを借りる場合は、現地の見学や引越しなど数週間の時間がかかることが多いですが、最短即日から利用できる場合があります。
「すぐに利用したい！」というニーズに対応しているため、スピード感をもって事業を進めたい方に向いています。
都内一等地の住所も選べる
バーチャルオフィスなら、通常であれば賃料が高いとされる東京エリアの住所も気軽に利用できます。渋谷、恵比寿、新宿、銀座、青山、目黒といった都内一等地も利用可能です。
名刺やホームページ住所に東京の住所を記載し、集客に役立ててみてはいかがでしょうか。
他にも、神奈川や広島などの主要都市も選択できる場合もあるので、事業の実態に合わせて選択することもできます。
自由な時間や場所で仕事ができる
バーチャルオフィスでは、実際に作業を行うスペースとは別に、形式上の住所を利用可能です。そのため、自宅やカフェなど自由な場所で仕事を行うことができます。
また、自宅住所とは別の住所を設定できるので、個人事業主の方にとってプライバシー保護の観点からメリットが大きいでしょう。
オフィスの維持管理が不要
バーチャルオフィスでは、オフィスの維持管理は、運営会社が行います。そのため、オフィスの清掃や設備の修繕などの手間が省けます。
バーチャルオフィスのデメリット
バーチャルオフィスの3つのデメリットは、以下のとおりです。
作業場所の確保が必要
バーチャルオフィスでは、実際に作業を行うスペースは、自宅やカフェなど、利用者自身で確保する必要があります。そのため、作業場所の確保が難しい場合がある。
郵便物の受け取り・返送の手間がある
バーチャルオフィスを利用すると、利用している住所に届いた郵便物を、自宅や別の住所に転送することができます。しかし、郵便物の受け取り・返送の手間がかかります。
電話対応や対面での商談が難しい
バーチャルオフィスでは、電話や対面での商談を行う場合、別途、コワーキングスペースやシェアオフィスなどを利用する必要があります。
バーチャルオフィスの利用シーン
バーチャルオフィスは、以下のような状況で利用されています。
- 起業準備中の人
起業準備中の人は、初期費用や月額費用を抑えるために、バーチャルオフィスを利用することが多いです。
- 自宅で仕事をする人
自宅で仕事をする人でも、法人登記用の住所や電話番号、郵便物の転送などのオフィス機能を利用したい場合に、バーチャルオフィスを利用することが多いです。
- テレワークを導入する企業
テレワークを導入する企業は、社員のテレワーク環境を整えるために、バーチャルオフィスを利用することが多いです。
バーチャルオフィスの選び方
実際にバーチャルオフィスを選ぶ方法を知りたい方のために、注意したいポイントを以下にまとめました。
- 利用料金
バーチャルオフィスの料金は、運営会社やプランによって異なります。利用料金は、初期費用や月額費用、オプション料金などを含めて、比較検討しましょう。
中には、初期費用が無料のケースもあるので、事前にしっかりと情報を用意しておきましょう。
- 提供サービス
バーチャルオフィスでは、法人登記用の住所や電話番号、郵便物の転送などの基本的なサービスに加えて、オプションサービスも提供されています。利用したいサービスが提供されているかどうかを確認しましょう。
- 立地
バーチャルオフィスの立地は、自宅や取引先の所在地など、利用者のライフスタイルや仕事内容に合わせて選ぶとよいでしょう。
- 契約内容
バーチャルオフィスを利用する際には、契約書をよく確認して、契約内容を理解した上で契約しましょう。契約内容には、料金やサービス内容、解約条件など、重要な内容が記載されています。
- 運営会社の実績や信頼性
バーチャルオフィスを選ぶ際には、運営会社の実績や信頼性も確認しましょう。運営会社のホームページや口コミなどを参考に、信頼できる運営会社を選ぶようにしましょう。
- セキュリティ対策
バーチャルオフィスでは、法人登記用の住所や電話番号、郵便物の転送などの個人情報や企業情報が扱われます。そのため、セキュリティ対策がしっかりしているかどうかを確認しましょう。
このように、バーチャルオフィスを利用する際には、さまざまな注意点があります。バーチャルオフィスを利用する際には、これらの注意点をよく理解した上で、自分に合ったサービスを選ぶようにしましょう。
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バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い
バーチャルオフィスとレンタルオフィスは、どちらもオフィス機能を提供するサービスですが、違いは何なのでしょうか？
以下に、それぞれの特徴をまとめました。
バーチャルオフィス
- 実際に入居するオフィススペースは提供せず、法人登記用の住所や電話番号、郵便物の転送などのオフィス機能を提供するサービス
- 業務を行う場所の確保が必要
- 初期費用や月額費用を抑えることができる
- 自由な時間や場所で仕事ができる
- オフィスの維持管理が不要
レンタルオフィス
- 実際に入居するオフィススペースを提供するサービス
- 業務を行う場所を確保できる
- 初期費用や月額費用はバーチャルオフィスより高くなる場合が多い
- 自由な時間や場所で仕事ができるが、バーチャルオフィスほどではない
- オフィスの維持管理は利用者自身で行う必要がある
違いのまとめ
| 項目 | バーチャルオフィス | レンタルオフィス |
|---|---|---|
| オフィススペースの提供 | なし | あり |
| 働く場所の確保 | 必要 | 不要 |
| 初期費用や月額費用 | 安い | 高い |
| 自由な時間や場所で仕事ができる | できる | できるが、バーチャルオフィスほどではない |
| オフィスの維持管理 | 運営会社が行う | 利用者自身で行う |
まとめ：有効的に利用しよう！
バーチャルオフィスは、初期費用や月額費用を抑えながら、法人登記用の住所や電話番号、郵便物の転送などのオフィス機能を利用できるサービスです。起業準備中の人や、自宅で仕事をする人、テレワークを導入する企業など、さまざまなシーンで利用されています。
おすすめのオフィスを紹介
最後に、おすすめのオフィスを一つだけご紹介しておきます。それは、GMOオフィスサポートが運営するバーチャルオフィスです。
GMOオフィスサポート最大の魅力は、「料金」「信用」の2つ。少し掘り下げて解説します。
GMOオフィスサポートの料金
登記手続きが不要で住所のみ掲載したい場合は、最安の「転送なしプラン」を選択できるため、月額660円で利用できます。
例えば、DMMバーチャルオフィスでは、同等の「ライトプラン」が1,650円ですので、月額で1,000円ほどの差があります。
厳密にいうと、GMOオフィスサポートは利用住所が一般公開されている。DMMバーチャルオフィスは会員のみに利用住所を公開。
といった違いはありますが、住所の公開・非公開にこだわらなければGMOオフィスサポートが断然お得です！
GMOオフィスサポートの信用力
東証プライム上場のグループ会社が運営しているので、対外的な信用力は抜群です。
| 運営会社 | GMOオフィスサポート株式会社 |
| 設立 | 2021年8月 |
他にもGMOオフィスサポートには以下のような特徴があります。
- 全国14ヶ所から住所を選べる
- 郵便物の転送設定も可能
- 法人化するまえでも使える
- 銀行口座開設の紹介を受けれる
- 最短、即日で利用できる
興味のある方は一度、公式サイトをのぞいてみると具体的にイメージできるでしょう。
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